定期の税理士監査からの、お仕事相談へ…
私が勤める法人は、会計監査を税理士へ委託し、毎月定期で監査を受けています。
顧問税理士であるＪ先生は、ご自身で税理士資格を取得し、会計や経営状況の診断に留まらず、法律の改正等、幅広く情報を提供してくれる他、時には総務担当者である私の仕事の悩みにまで様々なアドバイスをくれる、とても頼りになる先生です。
監査の内容は、月毎の仕訳の内容や、現金・預金残高の確認が主で、Ｊ先生の監査にあたっては、その月の取引状況を全て確認し、「毎月の預金口座の写し」「試算表」「取引明細書」等の書類を準備します。
Ｊ先生の助手の事務員さんが、これら書類と経理システムを確認している時、Ｊ先生と私は、経営状況の見通しや、突発的に生じた債務等の話をしています。
今日の定例監査では、こうした定期監査の話に加え、以前にブログに記したＡ君やＢさんの件について、Ｊ先生に相談しました。
以下はＪ先生と私のやり取りの一部です…
Ｊ先生「総務（人事）部門で片付く課題では無いのでは？ 確かにこれだけの人（職員数は約120名です）がいると、色々な人がいますよ、総務（人事）の方の仕事の本質は、職員一人一人の対応や事務処理を行うことで、人の定着や育成、指導を組織でどう取り組むかが大事なのでは？」
私「Ｊ先生の仰るとおり、組織の課題ですよね。しかし、職員との面談やミーティング等でこうした課題の話をすると、どうも自分勝手と言うか、自分の利益と言うか、自分は悪くない、会社が悪い、あの人が悪い…と言った話になってしまい、結局、何ら課題解消の糸口さえ見つけれず、時間の無駄かな…なんて思ってしまうのです。」
Ｊ先生「人事の問題に限らず、組織の課題は代表や上司からのトップダウンの命令や説得も大切ですが、職員の方、一人一人に当事者意識を持ってもらえる様、その為にあなたならどう考えるか、どの様な行動がとれるか、と言った具体的な行動や思考を聞いて見るとどうでしょう？アンケートを取るというのも手ですね。まぁ、色々と過激な意見は出るかもしれませんが（笑）」
上に書いたやり取りは、ほんの一部ですが、この件でＪ先生と３０分ほどお話をしました。
確かに、上司や総務（人事）が説得や諭すのでは無く、職員一人一人が批評家にならず、当事者意識を持った行動に繋がる仕掛けをするのも良いかと思いました。
早期退職を防ぐ特効薬は、（人間関係が）良い職場作りだと考えています。
10人集まれば10人の色があり、なかなか難しいのですが、同じ職場で働く人、一人一人が当事者意識を持たなければ、職場作りを進められない！
Ｊ先生のアドバイスに感謝です。
採用翌日に退職希望！？人を見るという事は難しい…
6月11日（月）に採用した職員Ｂさんから、体調不良を理由に「せっかく採用いただいたのですが、体調が良くないので退職したい…」と私宛に電話がありました。
最初はＢさんが何を言っているのか分からず動揺しましたが、ゆっくりと話を聞くと、Ｂさんは前職在職時から、不眠が続き、体調が優れず、「心療内科」に通院していたとの事でした。
Ｂさんは「働けば（環境が変われば）何とかなるだろう！」と考え、面接試験を受け、内定を受けた時は「頑張らなければ！」という意志で出勤したそうです。
しかし、Ｂさんは、一日仕事をしてみましたが、内服薬の影響から、仕事に集中する事ができず、新たな事を覚えることも出来ないので、このままでは指導者に迷惑をかけるとして、退職の意思を私に伝えてきました。
私は内心「１日で退職！？、面接の時、健康状態問題無し…と言っていたのに…」と思いましたが、「体調の件であれば仕方が無いが、退職の希望は総務（人事）では無く、まずが直接の上司に伝えた方が良いと思います。上司には私からＢさんの概要は伝えておきますので、後ほどＢさんに連絡する様伝えます」とＢさんに言い、電話を切りました。
その後、Ｂさん直接の上司に、Ｂさんからの連絡の件を報告し、今後の事（新たな求人など）について話をすると、「Ｂさんは違う企業から良い条件の採用の話があったのではないか…」等、根拠の無い推測の話に時間をとられてしまいましたが、結果、Ｂさんの勤務継続は難しく退職の方向で対応を進めると判断しました。
総務（人事）としては、意味の無い推測話に花が咲くのを止め、Ｂさんの内心（本音）に関わらず退職の方向で話を進めた方が良いと思うのですが、Ｂさん直接の上司の気持ちを察すると、推測話を聞き、相槌をうつ事しかできませんでした。
自分自身、Ｂさんの面接や採用に携わり、家庭環境やこれまでの仕事の状況、そして面接時のＢさんの印象から「良い人材」と判断したのですが、面接試験の短時間で人の本質を見る事は本当難しいと痛感しました。
しかし、へこんでばかりはいられません。私が勤務する法人はとにかく人手不足、正直、人を選ぶという余裕がありません…
事業所の労働力不足の解消（欠員の補充）に捉われ、人を採用する・選ぶ事は、その人の人生に大きく関わる事であると言う、人事（採用）の大原則が疎かになっていると感じ、補充を優先したツギハギ人事は、法人のために本当に良いものか疑問を抱かずにいられません。
資金面の課題もあり、安易な人件費の増加を行う事もできず、総務（人事）は八方塞がりです…
職員面談は段取り八分
私自身、若かりし頃は、その場の感覚や自身の思考で職員との面談に望んでいました。
しかし、これでは面談の主訴がチグハグになったり、相手のペースにのせられたりと、効果的な面談が行えずとても苦慮してきました。
実効性があり、こちら（人事側）のペースで職員面談が行える様、書籍を読んだり、インターネットで調べたりと、色々な方法を真似、トライ＆エラーを繰り返し、一つ大事にしている事は、面談前に法人（人事）側の意図をハッキリと持ち、相手（職員）の人物像の想定し、しっかり準備する事、そう職員面談は「職員面談は段取り八分」が大切だと言う事です。
先週のA君の面談にあたっては、A君の人物像を、感情をコントロール出来ないのはもちろんですが、
（１）A君は仕事上一定の能力がある頑張り屋。それ故自分の首を絞める傾向がある。
（２）人（同僚）の好き嫌いがハッキリしている。好きな人にはベッタリ、嫌いな人とは挨拶もしない。
（３）自身の思考を正当化し、他者を否定する事で自己防衛する傾向がある。
（４）白黒ハッキリした意見や助言は受け入れ易いが、曖昧なものは拒絶する。
（５）承認欲求が強く、他者より優れている事に拘る傾向がある。
と言った様に、面談前にその人（職員）の人物像を想定する様にしています。
A君との面談においては、想定どおり、A君の考えを否定せず、傾聴に努める様にし、辞表を受理する方向でいること、A君の進退は直接の上司である旨を伝えるに留めました。
人の話を聞く事はとにかく疲れます。自分の思考と異なった内容は特にです…
時折、自身の考え方等を説教くさく言ってしまいそうになりますが、こうなると「職員との面談」は「職員との雑談」によるガス抜きになり、根本的な問題解消とはならないと思っています。
法人の人事担当者として、ブレ無い目的を持ち、相手の人物像の想定する事は、職員面談に必要な段取りだと考えています。
だめだと思いつつの休日出勤…
先週はＡ君の面談での事業所間の移動等もあり、書類の整理などが溜まってしまいました。
今回に限った事では無いのですが、ダメだと思いつつも休日出勤し、書類などの整理を行いました。
総務の仕事は、何かと予期せぬ出来事に対応しなければならず、上手く予定が組めません。
稟議書等は日々処理をしていますが、書類を所定の所に綴ったり、来週の仕事の予定を組み立てたりと、休日だと集中して行うことができます。
この時代、休日出勤は推奨されるはずは無く、かと言って勤務日に全て行えるものでも無く、ヒッソリと仕事を行っています。
働き方改革って何だろう？と思いますよね。
実際の中小規模の企業等は、案外と表に出ない労働が沢山あるのではと感じます。
と言う私自身、他部署の管理職の方や部下には、極力残業を避け（休日出勤も）、通常の勤務で仕事が出来る量とやり方を考えましょう、なんて偉そうな事を言っていますが、自分がこれでは、説得力に欠けますね（苦笑）
昨日の結果、人事の話…
上司と喧嘩し、辞表を叩き付け帰宅したＡ君との面談。
Ａ君に、辞表を受理する旨を伝えたところ、みるみると顔色、表情が変わり、深いため息をつきました。
Ａ君は、言葉にしないものの「退職したくない」意思が強い様ですが、自らの主張を繰り返すばかりで、自身の間違いから目を背けている様に感じました。
確かにＡ君の主張は正論である部分はありますが、ここはＡ君が社長の会社ではありません。
組織批判や上司批判に偏ったＡ君の思考は、説得や説明で変えられるものでは無いと思いました。
今回は、人事担当者として辞表の取扱を伝えたことで留め、後はＡ君直接の上司の判断に委ねようと思います。
どうか、Ａ君が心から反省し、他責より自責の思考で直接の上司と話し合う事を望みます…
今回の面談では、上司と部下のコミュニケーションの不足が根本にあると思いました。
最近はハラスメントを恐れるがあまり、上司は部下に言うべき事柄を伝えられず、部下はそんな上司を「好き」「嫌い」で判断してしまう…
こんな関係なので、互いにハッキリと物事を伝えられず、関係がギクシャクしてしまい、進退にまで影響する事を恐ろしく感じます。
人手不足のこの時代、つまらない事情での退職は、法人にとってとても痛いです。
いきなり重いよ、人事の話
明日は従業員A君との面談です。
従業員A君は、この前、直接の上司と喧嘩し、辞表を叩き付け帰宅しました。
その後、何かと話をして落ち着き、元気無く仕事を続けています。
A君は、上司と喧嘩した事を後悔していて、仕事を続けたい気持ちはあるものの、やった事がやった事なので、辞表は直接の上司預りとしています。
A君の辞表をどの様に取り扱うか、管理職で検討した結果、辞表は受理する方向となってしまいました。
個人的にA君は「放っておけない人間」で、何とかしたかったのですが、力及ばずです。
辞表受理の事柄を、明日、A君に伝えなければなりません…
