苦手ですが…会議説明も「段取り八分」

今日は、評議員会という大きな会議でした。

評議員会は、法人の決算の認定など、重要な事柄を決める会議です。

企業で言うところの「株主総会」、町内会や自治会で言うところの「総会」にあたる会議です。

私は総務を担当していますので、決算や所管する事業報告などの説明をするのですが、評議員会に参加される方は、同業種の経営者の方に限らず、農家の方、町内会や自治会で選ばれた方です。

事業報告や決算の説明は、専門的な言葉などを極力避け、分かり易さが求められますが、同業種の経営者の方にとっては、あまり簡素な内容とならない様、説明の質も疎かにできません。

様々な方に対し、全員に理解頂ける事は難しいと、頭では割り切りつつも、法人代表が恥をかかぬ様、頑張らなければなりません。

とは言え、私は人前で話したり、人に物事を教えたりする事に苦手意識を持っています。

シドロモドロの説明は、聞いている方に不快な思いをさせ、「結局何が言いたいの？」「さっぱり分からない」となり、本来伝えるべき事、認めて頂くべき事が薄れてしまうと思います。

お仕事なので、苦手と言って逃げてはいられません。

私は、こうした会議で何かを説明したり、話したりする時は、事前に伝えたい事柄や認めて頂きたい事柄をまとめた台本を用意します。

事前のこうした準備は一見、無駄な労力に感じると思いますが、この台本をまとめる作業は、仕事を振り返る事ができ、伝える事柄が客観的に見えてきます。

私個人的には、この作業が、人前で話す事の自信に繋がっています。

（想定外の事が起きた時は、やはり焦ってしまいますが…）

職員面談で書き込んだ事にも言えますが、会議説明も「段取り八分」です。